Questions et réponses sur l’entente de la catégorie 3

Dans cette foire aux questions, nous répondons aux principales questions sur l’entente de la catégorie 3. Rappelons que l’entente intervenue récemment pour le personnel de bureau et de l’administration permet enfin de reconnaitre la réelle valeur du travail de plus de 40 000 travailleuses.

Pour en savoir plus sur l’entente, nous vous invitons à consulter le bulletin d’information de janvier dernier ^[1]. Pour en savoir plus sur les estimations de montants à recevoir, nous vous invitons à consulter le bulletin de février 2024 ^[2].

• Look at the bottom of the text for the English version.

À quel moment je recevrai mon nouveau taux de salaire ?

Pour les titres d’emploi visés par le règlement du maintien de l’équité salariale, soit les agentes administratives classe 1, 3 et 4, les secrétaires médicales et juridiques, l’application du nouveau salaire se fera suivant la signature de l’entente sur les plaintes de maintien. La nomenclature sera ensuite modifiée et les nouveaux taux et échelles de traitement seront intégrés. Il y aura également les paramètres salariaux liés à l’entrée en vigueur de la nouvelle convention collective qui pourront s’ajouter si l’entente de principe est adoptée par les assemblées générales.

Pour les titres d’emploi visés par l’entente sur la rémunération, soit les agentes administratives classe 2, les adjointes à l’enseignement universitaire, les acheteuses et les adjointes à la direction, le nouveau salaire sera appliqué suivant la signature de la prochaine convention collective.

 

Pour la rétroactivité, à quel moment je recevrai les sommes dues ?

Pour les trois titres d’emploi (agente administrative classe 1, secrétaire médicale et secrétaire juridique) touchés par le règlement des plaintes du maintien de l’équité salariale, vous recevrez les sommes dues en un seul versement avec intérêt au taux légal de 5 % au plus tard au cours de la période de paie qui comprend la date du 31 octobre 2024.

Pour les agentes administratives classe 3 et 4, comme cela est lié à la décision de la CNESST, il n’est pas possible d’indiquer une date précise à ce moment, il est toutefois important d’indiquer que les intérêts s’appliquent jusqu’au paiement. Des précisions suivront dès que possible.

La rétroactivité que vous recevrez représentera la différence entre le traitement que vous avez reçu pour la période visée (à l’exception des primes, suppléments ou forfaitaires incluant ceux versés à la suite d’arrêtés ministériels résultant de l’état d’urgence sanitaire) et ce que vous auriez dû recevoir pour cette même période suite à l’application des nouveaux taux et échelle.

L’employeur devrait vous fournir les détails des versements de la rétroactivité et de l’intérêt. Si tel n’est pas le cas, vous pourrez alors contacter le service de la paie de votre établissement. S’il refuse de vous le fournir, nous vous invitons à contacter votre syndicat local.

 

Quel est le taux d’intérêt ?

Le taux d’intérêt légal est de 5 % et s’applique pour les titres d’emploi visés par le maintien de l’équité salariale, soit les agentes administratives classe 1, 3 et 4, les secrétaires médicales et juridiques, à partir de la date de la rétroactivité.

La Loi sur l’équité salariale prévoit que si les ajustements salariaux ne sont pas versés dans les délais prévus, des intérêts au taux légal seront appliqués à compter du moment où ils auraient dû être versés. Le taux d’intérêt est déterminé pour chacune des périodes de paie, en fonction du temps écoulé entre le moment où la somme est due et le moment où le calcul de l’intérêt est effectué.

 

Est-ce qu’il y aura des déductions qui vont s’appliquer sur la rétroactivité ?

Oui, puisque la rétroactivité constitue le salaire que la personne aurait dû recevoir depuis la date d’ajustement prévue à l’entente. Ainsi, l’ensemble des déductions habituelles (comme celles relatives à la Régie des rentes du Québec (RRQ), au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP), au RREGOP, à l’assurance-emploi, à la cotisation syndicale et aux impôts) s’appliqueront sur le montant qui correspond à la rétroactivité.

À noter que les montants d’intérêts sont déductibles d’impôts, mais que les employeurs n’ont pas l’obligation de retenir ceux-ci à la source.

 

Si je recevais une prime en fonction de mon taux de salaire et que mon salaire est modifié rétroactivement, est-ce que cela a un effet ?

Oui, tous les droits et bénéfices reliés à la rémunération prévue à la convention collective doivent être ajustés comme si les taux et échelles s’étaient appliqués aux dates où ils auraient dû l’être. L’employeur aura la responsabilité financière de faire les ajustements rétroactivement.

 

Est-ce qu’une personne salariée à l’emploi visée par l’entente doit faire des démarches auprès de l’employeur pour recevoir les ajustements salariaux ?

Non, vous n’avez aucune démarche à faire. Il revient à l’employeur de faire les démarches nécessaires pour le versement des ajustements. Cependant, si une personne ne reçoit pas les montants dus, il faut interpeller l’employeur.

 

Les personnes qui ne sont plus à l’emploi peuvent-elles recevoir les sommes dues ?

Oui, la personne salariée, dont l’emploi a pris fin entre la date du début de la rétroactivité et le paiement de la rétroactivité, dispose d’un délai de 3 ans, comme prévu au Code civil, pour faire une demande de paiement à son ancien employeur afin que les montants dus lui soient versés.

À la suite de la demande écrite de la personne salariée, l’employeur verse les sommes suivant la réception de la demande.

En cas de décès de la personne salariée, ses ayants droit (héritiers) pourront faire la demande auprès de l’employeur.

 

Pourquoi des emplois ont le même rangement salarial alors qu’il s’agit d’un travail différent ?

Pour notre réseau, les catégories d’emploi sont évaluées selon un système d’évaluation composé de facteurs d’évaluation prévus à la Loi sur l’équité salariale que l’on nomme le système d’évaluation à 17 sous-facteurs. Cet outil est utilisé pour évaluer l’ensemble des catégories d’emplois tant à prédominance féminine que masculine. Les catégories d’emploi sont classées en 28 rangements selon les points obtenus lors de l’évaluation. Un rangement comporte un intervalle de plusieurs points. Ainsi, des emplois peuvent être différents, ils peuvent même avoir un pointage différent et être situés dans le même rangement salarial.

 

Si j’augmente de rangement, est-ce que cela aura un effet sur l’échelon qui m’est attribué ?

Non, la hausse de rangement n’a pas pour effet de modifier l’échelon détenu par la personne salariée.

Toutefois, selon la règle d’intégration prévue entre les parties lors de l’exercice de relativité salariale au 2 avril 2019, il pourrait avoir une incidence sur l’échelon attribué rétroactivement selon la règle du salaire égal ou immédiatement supérieur.

 

Pourquoi certains ont des ajustements rétroactifs au 31 décembre 2010 et d’autres au 1^er janvier 2021 ?

Pour les titres d’emploi visés par le maintien de l’équité salariale, les dates des ajustements sont liées aux dispositions de la Loi sur l’équité salariale selon les moments pour lesquels les sommes dues doivent être versées et selon les dates des changements survenus venant affecter la valeur des emplois et recréer un écart salarial et finalement en fonction du moment du dépôt de la plainte.

 

Quels sont les impacts de la rétroactivité sur l’assurance collective ?

Pour les personnes qui ont reçu des prestations d’assurance salaire, l’employeur doit procéder à un nouveau calcul, s’il y a rajustement, celui-ci sera rétroactif.

L’employeur procèdera aux avis nécessaires auprès de l’assureur.

 

Quels sont les impacts de la rétroactivité sur le régime de retraite ?

Pour les personnes à la retraite, Retraite-Québec procédera à un nouveau calcul de la rente, s’il y a rajustement de la rente, celui-ci sera rétroactif.

Suite à la réception de l’avis de modification de l’employeur, le délai de traitement peut prendre plusieurs mois. Lorsque les ajustements seront portés à votre dossier, Retraite Québec vous fera suivre une communication vous informant des modifications à votre dossier.

Pour les autres personnes salariées qui participent au régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP), les montants de rétroactivité seront pris en considération lorsque vous quitterez à la retraite.

Vous n’avez aucune démarche à faire, les ajustements seront acheminés par les employeurs.

 

Est-ce que la rétroactivité aura un impact sur les prestations du Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) reçues durant la période visée ?

La foire aux questions du RQAP indique les réponses suivantes en ce qui concerne la rétroactivité dans le cadre d’entente portant sur l’équité salariale :

• J’ai reçu une augmentation de salaire rétroactive dans le cadre de l’entente portant sur l’équité salariale. Le montant de ma prestation pour la semaine où j’ai reçu l’augmentation de salaire rétroactive sera-t-il diminué ?
  • Le montant de votre prestation d’assurance parentale ne sera pas diminué pour la semaine où vous avez reçu l’augmentation de salaire rétroactive. Vous devez tout de même déclarer ce revenu sans délai.
• J’ai reçu une augmentation de salaire rétroactive dans le cadre de l’entente portant sur l’équité salariale. Est-ce que j’ai droit à une réévaluation du montant de mes prestations ?
  • Oui, si vous recevez présentement des prestations d’assurance parentale, vous pouvez demander une réévaluation du montant de vos prestations en nous fournissant, au préalable, un relevé d’emploi modifié. Un bulletin de paie ou un feuillet T-4, par exemple, ne peut pas remplacer un relevé d’emploi.
• J’ai reçu une augmentation de salaire rétroactive dans le cadre de l’entente portant sur l’équité salariale. Comment dois-je déclarer au RQAP mon augmentation de salaire rétroactive (équité salariale) ?
  • Par Internet : vous devez accéder à votre dossier en ligne et apporter une modification à votre dossier. Vous devez déclarer ce montant comme étant un « Autre type de revenu-Employeur » et inscrire dans la case « Précision (nature du montant) » : équité salariale. Ce montant doit être déclaré pour la semaine où il a été reçu.
  • Par téléphone : vous devez communiquer avec le Centre de service à la clientèle du RQAP aux numéros suivants :
    • Partout en Amérique du Nord, sans frais : 1 888 610-7727
    • Outre-mer : 1 418 643-7246 (veuillez prendre note que des frais s’appliquent)
  • J’ai reçu une augmentation de salaire rétroactive dans le cadre de l’entente portant sur l’équité salariale. Est-ce que ce montant sera considéré dans le calcul du montant de mes prestations lorsque je ferai une demande de prestations d’assurance parentale ?
    • Oui, d’une façon générale, si vous avez reçu l’augmentation de salaire rétroactive (équité salariale) au cours de l’une des 26 semaines précédant votre période de prestations d’assurance parentale.

À noter qu’un litige est en cours actuellement au Tribunal administratif du Québec concernant les ajustements rétroactifs du RQAP.

 

Quels sont les impacts de la rétroactivité sur les indemnités du revenu prévu à la CNESST ?

La CNESST procèdera à un nouveau calcul de ces indemnités, s’il y a rajustement, celui-ci sera rétroactif.

Vous n’avez aucune démarche à faire, les ajustements seront acheminés par les employeurs.

 

Si j’ai d’autres questions ?

Pour toutes autres questions d’applications, vous pouvez vous adresser à votre syndicat local.

 

---

 

FAQ on Class 3 agreement

 

When will I start getting paid at my new rate?

For the job titles covered by the pay equity settlement, i.e. Administrative Officers, Classes 1, 3 and 4, Medical Secretaries and Legal Secretaries, the new salary will be applied following the signing of the agreement on the pay equity complaints. The List of Job Titles will then be amended to include the new pay rates and scales. New salary parameters will also apply under the new collective agreement if it is ratified by the general assemblies.

For the job titles covered by the agreement on remuneration, i.e. Administrative Officers, Class 2; Assistants, University Teaching; Purchasers; and Executive Assistants, the new salary will apply when the new collective agreement is signed.

When will I receive the retroactive amounts owing?

Three job titles covered by the agreement to settle the pay equity complaints (Administrative Officer Class 1, Medical Secretary and Legal Secretary) will receive the amounts due in a single payment, with interest at the statutory rate of 5%, no later than during the pay period that includes the date October 31, 2024.

For Administrative Officers, Class 3 and 4, we cannot specify the precise date at this time, as it is linked to the CNESST decision, but interest will be added until payment is made. Further details will follow as soon as possible.

The retroactive amount you receive will be the difference between your pay for that period (not counting premiums, supplements and lump sums, including those paid as a result of ministerial orders due to the public health crisis) and what you should have received for that period under the new rates and scales.

The employer should provide you with details of the retroactive payments and interest. If not, you can contact your institution’s payroll department. If they refuse to provide the information, please contact your local union.

What is the interest rate?

The statutory interest rate is 5%. It applies to the job titles covered by the pay equity settlement—i.e. Administrative Officers, Classes 1, 3 and 4, Medical Secretaries and Legal Secretaries—starting from the retroactivity date.

The Pay Equity Act provides that if pay adjustments are not made within the prescribed time frame, interest at the statutory rate will be added, starting from the time the payments should have been made. The interest rate is determined for each pay period based on the time elapsed from the date the amount was due and the date the interest is calculated.

Will deductions be taken from the retroactive payment?

Yes, because the retroactive payment is for the salary the employee should have received since the adjustment date stipulated in the agreement. Therefore, all the usual deductions (Québec Pension Plan, Québec Parental Insurance Plan, RREGOP, EI, union dues, income tax) will be applied to the retroactive amount.

No deductions apply to the interest and employers are not required to make such deductions at source.

If I received a premium based on my pay rate and my pay is changed retroactively, will this affect the premium?

Yes, all remuneration rights and benefits set out in the collective agreement must be adjusted as though the pay rates and scales had been applied on the dates they should have been. The employer is responsible for making the retroactive adjustments.

Do employees covered by the agreement have to ask the employer to adjust their salary?

No, you don’t have to do anything. It is up to the employer to make the adjustments. However, if you don’t receive the amounts due, you must contact the employer.

Can former employees receive the retroactive payment?

Yes, employees who stopped working between the retroactivity date and the retroactive payment will have three years, under the Civil Code, to request payment from their former employer.

The employer must make payment after receiving a request in writing from the employee.

If the employee is deceased, his or her assigns (heirs) can make a request for payment to the employer.

Why do different jobs have the same ranking?

In our system, jobs are evaluated using a scoring system based on 17 factors, as stipulated in the Pay Equity Act. It is used to assess all jobs, whether predominantly female or male. Jobs are classified into 28 rankings, based on the scores they receive. Each ranking covers a range of scores. Therefore, jobs can be different and even have a different score and still be in the same ranking.

If I move up in ranking, will that affect my echelon?

No, a change in ranking does not change an employee’s echelon.

However, under the integration rules agreed to by the parties during at the time of the pay equity audit on April 2, 2019, there may be an impact on the echelon you are assigned retroactively, in accordance with the equal or immediately higher salary rule.

Why are some adjustments retroactive to December 31, 2010 and others to January 1, 2021?

For job titles covered by the pay equity process, the adjustment dates are related to the provisions of the Pay Equity Act and depend on the period for which amounts are owing, the dates of the changes that affected the value of the jobs and created a pay gap, and the date on which the complaint was filed.

What impact will the retroactive payment have on my group insurance plan?

For employees who received disability benefits, the employer must recalculate the amounts and, if there is an adjustment to be made, it must make a retroactive payment.

The employer must notify the insurance company.

What impact will the retroactive payment have on my pension plan?

For pensioners, Retraite-Québec will recalculate the pension and, if there is an adjustment to be made, it will make a retroactive payment.

Processing could take a few months after receipt of the notice from the employer. When an adjustment is made to your file, Retraite Québec will send you a notice informing you of the change.

For other participants in the government and public sector employee pension plan (RREGOP), retroactive amounts will calculated at retirement.

You don’t have to do anything; the adjustments will be forwarded by the employer.

Will the retroactive payment have an impact on the Québec Parental Insurance Plan (QPIP) benefits received during the period?

QPIP’s FAQ page gives the following answers about retroactive payments under pay equity agreements:

• I received a retroactive pay increase under the pay equity agreement. Will my benefit amount be reduced for the week I received the retroactive pay increase?
  • The amount of your parental insurance benefits will not be reduced for the week in which you received the retroactive pay increase. However, you must declare that income without delay.
• l’ve received a retroactive pay increase as part as the pay equity agreement. Am I entitled to a re-evaluation of my benefit amount?
  • To request a re-evaluation of your parental insurance benefit amount, first send us an amended Record of Employment. A pay statement or T4 slip, for example, cannot replace a Record of Employment.
• I received a retroactive pay increase under the pay equity agreement. How do I declare my retroactive pay increase (pay equity) under the Québec Parental Insurance Plan?
  • By Internet: Access your file online and click on the “Declaration of income” tab to make the necessary change. This income must be declared for the week in which it was received.
  • By telephone: Call the QPIP’s Centre de service à la clientèle, at the following numbers:
    • North America (toll free): 1-888-610-7727
    • Overseas: 1-418-643-7246 (charges apply)
  • l’ve received a retroactive pay increase as part as the pay equity agreement. Will this amount be taken into account for benefit calculation purposes when I apply for parental insurance benefits?
    • Generally, yes, if you received your retroactive pay increase (pay equity) in the 26 weeks preceding your parental insurance benefit period.

Note that the retroactive adjustments to the QPIP are currently being litigated before the Administrative Labour Tribunal.

What impact will the retroactive payment have on CNESST benefits?

The CNESST will recalculate the benefits and if there is an adjustment, it will make a retroactive payment.

You don’t have to do anything; the adjustments will be forwarded by the employer.

What if I have other questions?

For any other questions, please contact your local union.